การจัดเวทีเสวนา แม้เป็นเรื่องสะดวกสำหรับการสื่อสารประเด็นที่ผู้จัดต้องการนำเสนอ เพียงเชิญวิทยากรเพียงสองสามคน กับอีกหนึ่งผู้ดำเนินรายการ ก็สามารถสร้างสรรค์กิจกรรมร่วมสมัยในกระแส เป็นเนื้อหาสำหรับการสร้างข่าว จุดประเด็น ให้ความรู้ความเข้าใจ ไม่ว่าเวทีนั้นจะมีลักษณะ Stand Alone หรือ ร่วมกับกิจกรรมใหญ่อื่นๆ ก็ตาม

อย่างไรก็ตาม เวทีเสวนาที่ดีเป็นสิ่งที่ต้องเตรียม หากไม่เตรียมล่วงหน้าให้ดี แม้วิทยากรจะมีความรู้มาก แต่ไม่สามารถใช้จุดแข็งให้เกิดประโยชน์สูงสูด

ผมมีประสบการณ์อยู่ในฝ่ายออกแบบเวทีอยู่บ้าง คอยกำหนดประเด็น ตั้งคำถามให้ผู้ดำเนินรายการใช้เป็นแนวทางสนทนาในเวที (ส่วนใหญ่ไม่ได้ถามเอง จะฝากผู้ดำเนินรายการให้ช่วยถามอีกทอดหนึ่ง) ถือโอกาสมาแบ่งปันประสบการณ์จากงานเบื้องหลังสู่กันฟังครับ

1. กำหนดประเด็น

กว่ากิจกรรมเวทีจะคลอดออกมาต้องวาระและมีประเด็นการสื่อสารเป็นมารดา วาระนั้นอาจมาจากวันรำลึกเหตุการณ์สำคัญประจำปี มาจากความประสงค์ของแหล่งทุน หรือแม้แต่มาจากตัววิทยากรที่อยากถ่ายทอดความรู้ วาระการกำเนิดเวทีเสวนาจะเป็นอย่างไรก็ได้ ขอแค่สำคัญมากพอที่ทีมงานเห็นพ้องว่าควรจัด และมีทรัพยากรที่เพียงพอสำหรับจัดการให้เกิดขึ้น

2. กำหนดผู้ฟัง

วาระในเวทีจะมาพร้อมกับผู้ฟัง ซึ่งมักสนใจวาระนั้นอยู่ก่อนแล้ว หรือมีส่วนได้ส่วนเสียในประเด็นนั้นๆ อยากสื่อสารให้ใครฟังก็กำหนดกลุ่มนั้นเป็นกลุ่มเป้าหมายหลัก ส่วนกลุ่มเป้าหมายอื่นๆ ก็บันทึกไว้ลดหลั่นตามสัดส่วน

เช่น การจัดหัวข้อประโยชน์ของกัญชาในทางการแพทย์ ผู้จัดอาจคัดเลือกกลุ่มเป้าหมายว่าจะจัดให้ใครฟัง การจัดเวทีให้บุคลากรสุขภาพ ย่อมจะมีเนื้อหาสื่อสารแตกต่างจากจัดเสวนาให้ผู้เคยมีประสบการณ์การใช้กัญชาฟัง ผู้จัดควรเลือกกลุ่มเป้าหมายสำคัญให้อยู่หมัด เพราะกลุ่มผู้ฟังมีผลต่อการตั้งชื่อ การกำหนดประเด็นในเวที โทนเสียงการสื่อสาร แนวคำถาม และอื่นๆ

เมื่อทำความเข้าใจลักษณะผู้ฟัง (ทั้งที่อยู่ในเวที หรือดูวีดีโอบันทึกเทปอยู่ที่บ้าน) ชัดเจนแล้ว ให้บันทึกลงในสคริปเวทีเสวนา เขียนลงในเอกสารที่ผมเรียกว่า Concept เวทีเสวนา เอกสารนี้จะถูกเวียนให้ทีมงานจัดการเวทีอ่าน รวมทั้งผู้ดำเนินรายการและวิทยากรในเวที

3. ที่มาของการจัดงาน

กล่าวถึงที่มาสั้นๆ ว่าเพราะอะไรจึงคิดจะจัดเวทีเสวนานี้ มีปัญหาอะไร อยากสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องหรืออย่างไร หรือเป็นเพราะครบรอบวันสำคัญอะไรสักอย่าง หรือมีคนให้ทุนมาจัด การกล่าวถึงที่มาจะทำให้สคริปดูมีที่มาที่ไปที่ต่อเนื่อง มีประวัติศาสตร์ ไม่ได้เกิดขึ้นลอยๆ แต่เป็นส่วนหนึ่งของความเคลื่อนไหวหรือกระแสอะไรบางอย่างที่ใหญ่กว่าเวทีนั้นๆ

4. วัตถุประสงค์การจัดเวที

ใน Concept เวทีเสวนา ให้เขียนวัตถุประสงค์ของการพูดคุยให้ชัดเจน เช่น สร้างความตระหนักเรื่อง... แลกเปลี่ยนมุมมอง ให้ความรู้แบ่งปันประสบการณ์ สร้างทัศนคติ อภิปรายหาข้อสรุป เป็นต้น

5. Mood and Tone

นำ้เสียงและความเป็นทางการของการพูดคุยในเวที อาจมีลักษณะเป็นทางการ กึ่งทางการ หรือพูดคุยแบบสบายๆ บ้านๆ

6. Key Message

หรือสาระสำคัญที่เวทีนี้จะต้องนำเสนอแก่ผู้ฟัง (บ้างใช้คำว่า Theme ) Key Message นี้ผมมักเขียนในลักษณะประโยคบอกเล่า เช่น การตายดีต้องเตรียมตัว, การเขียน Living Will จะช่วยให้เกิดการสื่อสารเรื่องการเตรียมตัวตายในครอบครัว, การสื่อสารเรื่องความตายแก่เด็กอย่างเป็นธรรมชาติ พ่อแม่ต้องยอมรับการพลัดพรากให้ได้เสียก่อน เป็นต้น

7. ประวัติวิทยากรและแนวคำถาม

เขียนประวัติวิทยากรด้วยความยาวที่เหมาะสมต่อการแนะนำตัวอ่านออกเสียง ซึ่งผู้จัดงานคาดหวังเลยได้ว่าผู้ดำเนินรายการมักอ่านประวัติตามที่เขียนนี้ออกอากาศ ทีมงานจึงควรพิถีพิถันในการยืนยันตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลประวัติ จะส่งผลดีต่อความน่าเชื่อถือของเวทีเสวนา

วิทยากรบางท่านมีประวัติส่วนตัวยาวมาก เพราะท่านอาจมีเว็บไซต์ส่วนตัว (เอาไว้เตือนความจำของตัววิทยากรเองนั่นแหละ) รวบรวมสิ่งที่ทำไว้ตลอดชีวิต ทีมงานอาจตัดทอนเอาเฉพาะประวัติส่วนที่สำคัญและมีส่วนเกี่ยวข้องในเวที หากมีงานเขียนหรือผลงานหลายชิ้น เลือกเพียง 1-2 ชิ้นที่ดูมีเนื้อหาเกี่ยวข้องกับเวทีเสวนานั้นๆ

ส่วนแนวคำถามสำหรับวิทยากร ผู้ออกแบบเวทีอาจระดมคำถามให้มากที่สุดในรอบแรก จากนั้นคัดกรองว่าคำถามใดที่จะช่วยสื่อสาร Key Message นำไปสู่การบรรลุวัตถุประสงค์ของเวทีที่เราวางไว้แต่แรก

แนวคำถามที่ผู้เขียนสคริปต์ร่างขึ้น ย่อมจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ดำเนินรายการมาก ช่วยกำหนดทิศทางเนื้อหาในเวที ช่วยลดระยะการเตรียมตัวของผู้ดำเนินรายการ ยิ่งในเวลาจำกัดที่ผู้ดำเนินรายการคิดอะไรไม่ออก ก็จะได้ใช้คำถามที่ทีมงานเตรียมมาในเวทีได้ทันที

ในส่วนประวัติวิทยากร หากใส่รูปถ่ายมาด้วยก็จะเป็นประโยชน์ต่อตัวผู้ดำเนินรายการและทีมงาน เวลาเจอกันจะได้ทักได้ถูกต้อง ตามหาตัวได้ง่าย

8. รูปแบบของเวที

อธิบายรูปแบบการดำเนินรายการ เช่น การเสวนาแบ่งออกเป็น 2 ช่วง ให้พูดคนละ 10 นาที แล้วค่อยตอบคำถามจากทางบ้าน หรือ คุยในลักษณะสนทนาโดยมีผู้ดำเนินรายการเป็นศูนย์กลาง คอยชงคำถาม เป็นต้น นอกจากนี้อาจบอกเวลาเฉลี่ยของวิทยากรแต่ละคน และเวทีโดยรวมในเวทีด้วย

9. กำหนดการทั้งหมดของกิจกรรม

หากเวทีเสวนาเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมอื่นๆ อาจส่งกำหนดการทั้งหมดของอีเวนท์นั้นๆ เพื่อให้ผู้ดำเนินรายการเข้าใจความเชื่อมโยงเวทีกับภาพรวมของกิจกรรม

10. เกี่ยวกับการประสานงาน

เช่น รายชื่อผู้ประสานงานวิทยากรและเบอร์โทรติดต่อ แจ้งข่าวว่ามีอาหารสำหรับวิทยากรหรือไม่ ส่งไฟล์สไลด์สำหรับประกอบการบรรยายได้ที่ไหน ส่งภายในวันไหน วันเวลาที่นัดพบเพื่อพูดคุยเตรียมประเด็นกับผู้ดำเนินรายการและวิทยากรท่านอื่น ทะเบียนรถเพื่อประสานจัดเตรียมที่จอดรถ (ถ้าไม่มีก็บอกว่าไม่มีที่จอดรถให้นะคะ)

หากทีมจัดเวทีคิดรายละเอียดทั้งหมดได้ครบถ้วนในเอกสารแล้ว จะสบายใจไปหนึ่งเปราะ เพราะอย่างน้อยได้มีอะไรเป็นชิ้นเป็นอันติดมือให้อุ่นใจ

สคริปเวทีเสวนาที่ได้รับความใส่ใจ ย่อมจะให้ผลลัพธ์ในเวทีที่น่าพอใจ หรือหากผลไม่ดีอย่างที่คิด อย่างน้อยคนเตรียมก็บอกตนเองได้ว่าทำอย่างเต็มที่แล้ว